Numérisation de documents
Dans cette ère de digitalisation d’entreprises, c’est une priorité de réduire la consommation de papiers le plus que possible. Car les bénéfices de cette procédure débordent dans l’axe financier et environnementale et bien d’autres. Notre service de numérisation comprend 4 démarches précises et efficaces pour vous aider à atteindre la transformation digitale que vous désirez.
Phases d’un projet de numérisation
Nous transformons des stocks de documents en forme électronique en support numérique avec comme but; la réduction de papier de 40% et la digitalisation de votre l’environnement de travail.
A- Analyse des Ressources
Il est nécessaire avant tout de déterminer les objectifs principaux et organiser le déroulement du projet. Pour cela nous aurons à relever les grandes sources de consommation de papier et dresser l’inventaire de la quantité des fichiers.
B- Préparation
Cette phase inclut la distinction, le tri, la catégorisation des fichiers. Elle est indispensable pour une numérisation intacte, organisé et fluide.
C- Numérisation
Dans la phase de transformation de document, après la définition d’un système de stockage, nous employons les technologies et les outils convenables pour l’import des données, le scan des fichiers et l’instauration d’un système d’indexation/Classement.
D- Contrôle
L’étape où l’on vérifie que la quantité et la qualité sont intactes, la mise en place d’un système de sauvegarde/back up et l’introduction de nouveaux outils remplaçant le système de papier.
FAQ
Quelle est la différence entre la numérisation et dématérialisation ?
La numérisation de documents est la transformation d’un stock de documents préexistants vers une forme électronique tandis que la dématérialisation se définit comme la production et la gestion de documents uniquement sous forme électronique, de leur création à leur archivage.
Quel matériel permet de numériser un document ?
Il y’a plusieurs scanners et logiciels de reconnaissance d’écriture qui rende la numérisation accessible et la modification des fichiers numérisés simple. En plus de cela il existe un nombre d’outils à utiliser au lieu du système de papier, ils diffèrent selon vos objectifs (Automatisez l’envoi et la réception des factures/ Centralisez les processus de validation et de signature électronique/ Automatisez l’envoi de bulletins de paie …
Pourquoi utiliser une approche de documentation numérisée ?
Rappelez vous de ces trois mots : Productivité, espace, temps.
La mise en place de techniques de numérisation permet :
- l’accès à distance,
- l’aise dans le traitement grâce à l’indexation
- la sécurité grâce aux systèmes de contrôle d’accès
- Excellente conservation et gain d’espace
- ECONOMIE DE DEPENSES au long termes
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